Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε παρευρεθεί σε ανούσια meetings. Δαπανήσαμε ώρες από τον εργάσιμο χρόνο μας, ώρες για τις οποίες πληρωθήκαμε κιόλας, τη στιγμή που δεν είχαμε ούτε τίποτα να πούμε ούτε κάτι να ακούσουμε ή να πάρουμε από αυτήν τη συνάντηση. Χωρίς αμφιβολία το φταίξιμο είναι του διοργανωτή της συνάντησης. Εύκολα το αποδώσαμε. Τι γίνεται, όμως, όταν αυτόν τον ρόλο καλούμαστε να τον αναλάβουμε εμείς; Τι θα κάνουμε τότε; Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα:
– Κάντε τις συναντήσεις μόνον όταν είναι απαραίτητο: Είναι σίγουρα σωστό και χρήσιμο για όλους το να υπάρχει μία συγκεκριμένη ώρα της εβδομάδας, κατά την οποία να διεξάγεται η προγραμματισμένη συνάντηση της ομάδας. Βοηθά στην αποτελεσματική προετοιμασία των παρευρισκομένων. Όταν όμως δεν υπάρχει ουσιαστικό θέμα συζήτησης, αναβάλλετέ την, ενημερώνοντας εγγράφως όσο πιο νωρίς γίνεται όσους αφορά. Αλλιώς όλοι θα πληρωθείτε για να ξοδέψετε χωρίς λόγο τον χρόνο σας και ο υπεύθυνος θα είστε εσείς, με τον αντίστοιχο αντίκτυπο στην επαγγελματική σας εικόνα.
– Έχετε πάντα agenda – Δώστε την από πριν: Με αυτόν τον τρόπο όλοι θα γνωρίζουν εκ των προτέρων το θέμα συζήτησης, θα οργανώσουν τη σκέψη τους και θα συγκεντρώσουν στοιχεία για να υποστηρίξουν την άποψή τους. Όποιος δεν το κάνει θα στιγματιστεί στα μάτια των υπολοίπων, οπότε την επόμενη φορά θα φροντίσει να είναι «πανέτοιμος». Αποστέλλετε πάντα εγγράφως την agenda, όσο νωρίτερα χρειαστεί, και φροντίστε να σιγουρευτείτε ότι όλοι την έχουν παραλάβει.
– Προσέξτε ποιους θα καλέσετε: Μην καλείτε τους πάντες απλώς και μόνο επειδή έχετε την τυπική εξουσία για να το κάνετε. Με τίποτε δεν θέλετε να έχετε συμμετέχοντες που να βαριούνται, να δυσανασχετούν και να αναρωτιούνται το γιατί δεν ξέρετε ότι το θέμα δεν τους αφορά (άρα δεν γνωρίζετε τη δουλειά σας/τους).
– Διαλέξτε τον χώρο: Προτιμήστε το γραφείο σας αν απλώς θέλετε να ανακοινώσετε κάποια στοιχεία χωρίς να γίνει διάλογος. Διαλέξτε ένα oval τραπέζι σε ιδιαίτερο χώρο συγκεντρώσεων και καθίστε στην κεφαλή αν θέλετε να έχετε τον έλεγχο της ροής της συζήτησης.
– Ξεκινήστε στην ώρα σας: Μην αργοπορήσετε να αρχίσετε ούτε για ένα λεπτό. Ξεκινήστε ακόμη και μόνος σας. Μην τιμωρήσετε όσους ήρθαν στην ώρα τους και επιβραβεύσετε όσους καθυστέρησαν περιμένοντας, καθώς την επόμενη φορά κανείς δεν θα σεβαστεί κανέναν. Αντιθέτως, στιγματίστε όποιον έρθει καθυστερημένος και αρνηθείτε να τον ενημερώσετε για όσα ήδη αποφασίστηκαν. Ας στενοχωρηθεί. Την επόμενη φορά θα έρθει ένα τέταρτο νωρίτερα από εσάς.
– Πείτε τους τι θα τους πείτε, πείτε το, πείτε τους τι τους είπατε: Ξεκινήστε παρουσιάζοντας τους άξονες της θεματολογίας, συνεχίστε αφιερώνοντας συγκεκριμένη ώρα (γνωστή από πριν) σε κάθε έναν και στο τέλος ανακεφαλαιώστε. Είναι απλά η καλύτερη μέθοδος.
– Επιμείνετε στην agenda: Μην επιτρέψετε σε κανέναν να σας βγάλει από το προγραμματισμένο θέμα συζήτησης, αλλιώς δεν θα μπορείτε πια να συντονίσετε την ομάδα, καθώς δεν τηρείτε τους κανόνες. Ο συγκεκριμένος συνάδελφος ήξερε νωρίτερα την agenda, αλλά δεν σας ενημέρωσε για τη σπουδαιότητα του θέματος, ώστε όλοι να ετοιμαστείτε κατάλληλα. Αν το θέμα είναι σοβαρό κανονίστε επί τόπου την επόμενη συνάντηση (αν το συζητήσετε τώρα ο μόνος προετοιμασμένος θα είναι εκείνος και θα περάσει τη δική του άποψη, ενώ από την επόμενη φορά ο καθένας θα «λέει ό,τι θέλει»).
– Αποσπάστε συμφωνίες: Για κάθε έναν άξονα της agenda αποσπάστε συμφωνίες. Πάρτε μία απόφαση, ακόμη και αν αυτή αφορά το να μαζευτούν στοιχεία για μια επόμενη ενέργεια/συνάντηση. Αν δεν το κάνετε έχετε όλοι χάσει τον χρόνο σας χωρίς αποτέλεσμα.
– Τελειώστε στην ώρα σας: Κάποιοι έχουν προγραμματίσει τις επόμενες δραστηριότητές τους (ραντεβού, συναντήσεις) με το τέλος του meeting. Μην τους τιμωρείτε καθυστερώντας τους επειδή εσείς δεν μπορείτε να ελέγξετε τον χρόνο σας.
– Στείλτε γρήγορα πρακτικά: Με αυτόν τον τρόπο θα είναι καταγεγραμμένο και ελέγξιμο το τι αποφασίστηκε, καθώς και το ποιος πρέπει να ενεργήσει, πότε και για ποιο ζήτημα.

Καλή σας επιτυχία!