Στο προηγούμενο, τέταρτο μέρος των άρθρων για την αποτελεσματική στελέχωση, αναφερθήκαμε στον τρόπο σύνταξης της κατάλληλης αγγελίας. Στο πέμπτο και τελευταίο μέρος των άρθρων θα προετοιμάσουμε τη συνέντευξη επιλογής.

Τα θέματα που μας ενδιαφέρουν είναι τα ακόλουθα:

– Δημιουργήστε μια δομή συνέντευξης με συγκεκριμένες ερωτήσεις, ίδιες για όλους: Έχοντας μια προκαθορισμένη δομή ερωτήσεων, με λογική ακολουθία, επιτυγχάνετε να οδηγείτε τη συζήτηση σε σημεία-κλειδιά, ενώ αποφεύγετε να παραλείψετε αναφορές σε σημαντικά θέματα. Παράλληλα, εξασφαλίζετε ότι (σε ένα μόνο ραντεβού αν το επιθυμείτε) θα λάβετε όλες τις απαραίτητες για εσάς πληροφορίες, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο. Τέλος, χρησιμοποιώντας τις ίδιες ερωτήσεις για όλους (και στο βαθμό βέβαια που αυτό είναι δυνατό) λειτουργείτε ακόμη περισσότερο αξιοκρατικά.
– Επιλέξτε τον κατάλληλο χώρο και προετοιμάστε τον: Φροντίστε τα ακόλουθα θέματα: επαρκής απομόνωση, απαραίτητος αριθμός καρεκλών (εφόσον θα χρειαστεί να παρευρίσκονται και συνάδελφοί σας), επιλέξτε μεταξύ του γραφείου σας (αν επιθυμείτε να κρατήσετε μια πιο απόμακρη στάση) ή ενός τραπεζιού συνεργασίας (αν θέλετε να πλησιάσετε τον υποψήφιο). Μεριμνήστε για καλό φωτισμό και εξαερισμό του χώρου και την ύπαρξη καφέ και νερού (ώστε να μην αποσπάται η κουβέντα σας).
– Ετοιμάστε τα απαιτούμενα ενημερωτικά έντυπα: Εκτυπώστε τον οδηγό δομημένης συνέντευξης που φτιάξατε (για τη δική σας διευκόλυνση), έχετε μαζί σας κενή φόρμα βιογραφικού σημειώματος (για τους ξεχασιάρηδες υποψηφίους ή για να δείτε το στυλ και την άνεση γραφής τους), προμηθευτείτε εταιρικά φυλλάδια για να δώσετε στον υποψήφιο.
– Μελετήστε το βιογραφικό και την επιστολή: Κάντε το λίγο πριν τη συνέντευξη ώστε να το έχετε πρόχειρο στο μυαλό σας, σημειώστε τις απορίες και τα σημεία που χρήζουν διευκρίνισης, ώστε να μη χρειαστείτε και επόμενο ραντεβού.
– Καλωσορίστε προσωπικά τον υποψήφιο: Το ανθρώπινο πρόσωπό σας θα αναπαράξει αντίστοιχη συμπεριφορά από την πλευρά του. Ακόμη και αν θα χρειαστεί να σας περιμένει, τα 5 δευτερόλεπτα που του αφιερώσατε για να του το εξηγήσετε μειώνουν στο ελάχιστο τον εκνευρισμό και το άγχος του.
– Δημιουργήστε ένα φιλικό και κατάλληλο περιβάλλον: Ένα ανακριτικό κλίμα θα έβλαπτε και τους δυο σας. Εξηγήστε του από την αρχή τους κανόνες της συνάντησής σας και όλα θα κυλήσουν ομαλά.
– Διευκρινίστε σημεία του βιογραφικού: Στις περισσότερες των περιπτώσεων όπου σε ένα (κατά τα άλλα λεπτομερέστατο) βιογραφικό κάποιο σημείο μένει αδιευκρίνιστο, «κάποιο λάκκο έχει η φάβα». Ψάξτε το.
– Χρησιμοποιήστε ανοιχτές ερωτήσεις: Οι κλειστές ερωτήσεις (αυτές που απαντώνται με ένα «ναι» ή «όχι») δεν επιτρέπουν να γνωρίσετε καλύτερα τον υποψήφιο. Χρησιμοποιήστε ανοιχτές ερωτήσεις, όπως, π.χ., «ποιος κατά τη γνώμη σας είναι ο καλύτερος τρόπος για να γίνει η εργασία Χ;».
– Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή του υποψηφίου: Προσπαθήστε κάθε φορά που μιλάτε να ρωτάτε και όχι να αγορεύετε. Ιδανικά, θα έπρεπε στο 80% του ραντεβού να μιλάει ο υποψήφιος και στο 20% εσείς.
– Αποφύγετε τις προκαταλήψεις: Οι πεποιθήσεις του στυλ «όλοι/ες οι άντρες/γυναίκες είναι ίδιοι/ίδιες» είναι απαράδεκτες και δεν πρέπει ποτέ να αποτελέσουν ένα από τα κριτήρια επιλογής ή απόρριψης του υποψηφίου.
– Προσέξτε τη μη λεκτική επικοινωνία του υποψηφίου: Τα σημάδια της γλώσσας του σώματος του υποψηφίου θα σας δώσουν απίστευτη πληροφόρηση. Πάντα να θυμάστε ότι αν άλλα λέμε και άλλα μαρτυρά το σώμα μας «σωστά» είναι τα τελευταία!
– Ενημερώστε τον για τα επόμενα στάδια: Εξηγήστε του αν θα ακολουθήσει επόμενη συνάντηση, πότε και με ποιους, αν θα πρέπει να προετοιμαστεί, με ποιον τρόπο και πάνω σε ποιο θέμα. Με αυτόν τον τρόπο θα δείτε αν θα φέρει εις πέρας όσα του ζητήσατε, πράγμα το οποίο θα σας δώσει μια πολύ καλή ιδέα για τη μελλοντική σας συνεργασία.
– Ενημερώστε το έντυπο αξιολόγησης: Το συνοπτικό excel αξιολόγησης είναι ιδιαίτερα σημαντικό εργαλείο για εσάς όσο αυξάνεται ο αριθμός των υποψηφίων που βλέπετε, καθώς και όσο πιο μακρύ χρονικό διάστημα διαρκεί η διαδικασία στελέχωσης. Στο αρχείο σας βαθμολογήστε τον κάθε υποψήφιο στην κλίμακα του 10 αναφορικά με τα σημαντικά θέματα της προτεινόμενης εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο η τελική σύγκριση και απόφαση είναι εύκολη και αξιοκρατική.