Στο προηγούμενο, πρώτο μέρος των άρθρων για την αποτελεσματική στελέχωση, αναφερθήκαμε στην ακολουθούμενη στρατηγική, ανάλογα με το κάθε στάδιο του κύκλου ζωής της ομάδας μας. Στο δεύτερο μέρος των άρθρων (και προτού αναζητήσουμε τους κατάλληλους συνεργάτες) θα καταγράψουμε το τι περιμένουμε από εκείνους, χρησιμοποιώντας το λεγόμενο job description (την περιγραφή της θέσης εργασίας). Η συνεισφορά του job description είναι πολλαπλή: μας προετοιμάζει για τις πρώτες μας οργανωτικές ενέργειες, διευκολύνει την αρχική εκπαίδευση του υποψηφίου, αλλά και εξηγεί στον νέο μας πλέον συνεργάτη το τι (και με ποιον τρόπο) περιμένουμε από εκείνον.

Ας δούμε τα σημεία-κλειδιά δημιουργίας ενός αποτελεσματικού job description:

– Ποιες είναι οι περιοχές-κλειδιά (key result areas) της θέσης εργασίας; Τι εννοούμε με το παραπάνω; Σε ποιους τομείς ο υποψήφιος πρέπει να αποδίδει «καλά» και ποιοι από αυτούς χαρακτηρίζονται πρώτης προτεραιότητας, δεύτερης κ.λπ. Μερικοί από τους βασικότερους τομείς μιας (οποιασδήποτε) θέσης εργασίας είναι οι ακόλουθοι: ο έλεγχος του κόστους, η συγκράτηση και η μείωση του κόστους, η διαχείριση και η αξιοποίηση των υπαρχόντων πόρων, η ικανοποίηση των αναγκών των πελατών, η αύξηση της απόδοσης και της παραγωγικότητας, το εύρος / βάθος της γκάμας των προϊόντων, η παρεχομένη ποιότητα, η προστιθέμενη άξια, η αύξηση του όγκου των πωλήσεων, η διατήρηση του μεριδίου αγοράς, η τήρηση των διαδικασιών, η τήρηση των προγραμμάτων και των προθεσμιών, η κερδοφορία, η ρευστότητα, οι καινοτόμες ιδέες κ.λπ… Καταγράψτε τις λοιπόν και στη συνέχεια ιεραρχήστε τη σειρά σπουδαιότητάς τους για τη συγκεκριμένη θέση.
– Ποια είναι τα κύρια καθήκοντα της θέσης; Εφόσον ολοκληρώσατε το προηγούμενο βήμα (και μόνο τότε) καλείστε να καταγράψετε με ποιον τρόπο (με ποιες καθημερινές εργασίες) ο υποψήφιος θα καταφέρει να γίνει καλός στους τομείς που σας ενδιαφέρουν. Αμέσως μόλις καταγράψετε τα κύρια καθήκοντα της δουλειάς του χωρίζετε το καθένα σε υποκαθήκοντα. Για ποιον λόγο; Με αυτόν τον τρόπο πετυχαίνετε να έχετε ένα τόσο αναλυτικό και συνάμα καθοδηγητικό job description, το οποίο κάθε στιγμή θα του υπενθυμίζει το πώς ακριβώς περιμένετε να εργαστεί (χωρίς να χρειάζεται εκείνος να το υποθέσει!). Αν σε αυτό το σημείο χαμογελάσατε, επειδή ίσως δεν έκανε κανείς κάτι αντίστοιχο για τη δική σας δουλειά και ίσως κάποτε «χάσατε την μπάλα», έχετε ήδη καταλάβει τη σημασία αυτής της παραγράφου…
– Ποιοι θα είναι οι στόχοι του υποψηφίου και ποιες οι χρονικές προθεσμίες περάτωσης; Είναι S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Agreed, Realistic, Timed);
– Πώς θα μετρείται η αποτελεσματικότητα της απόδοσης του υποψηφίου; Ποια θα είναι τα standards τα οποία και θα πρέπει να ξεπερνά σε κάθε τομέα των καθηκόντων του; Μπορούν να οριοθετηθούν με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι μετρήσιμα; Ποια θα είναι η ακολουθούμενη μέθοδος μέτρησης;
– Ποιους πόρους θα διαχειρίζεται ο υποψήφιος; Θα διαχειρίζεται ανθρώπινους, χρηματοοικονομικούς, υλικούς ή πληροφοριακούς πόρους; Πόσους, ποιους και σε τι βαθμό;
– Ποιες θα είναι οι ευθύνες του υποψηφίου και σε τι βαθμό; Θα υπάρχουν θέματα της απολύτου υπευθυνότητάς του (για τα οποία δηλαδή δεν θα χρειάζεται να λάβει έγκριση από εσάς ή κάποιον άλλον συνάδελφο); Για τα υπόλοιπα ζητήματα, πότε και πάνω από ποιο όριο θα χρειάζεται να λαμβάνει εγκρίσεις; Και, τέλος, από ποιους ανθρώπους και με ποια διαδικασία;
– Με ποιους ανθρώπους θα συναλλάσσεται εντός και εκτός της επιχείρησης; Εκτός της επιχείρησης θα συναλλάσσεται με πελάτες; Με προμηθευτές; Με συνεργαζόμενες επιχειρήσεις; Με επιχειρήσεις εκτός κλάδου; Θα μπορεί να ξεκινά εκείνος τις επαφές; Θα μπορεί να βρίσκεται εκτός γραφείου; Θα χρειαστεί εταιρικό αυτοκίνητο, κινητό τηλέφωνο ή έξοδα παραστάσεως; Εντός της επιχείρησης με πόσους και ποιους υφισταμένους του, ομοβάθμους του, ή ανώτερα ιεραρχικά στελέχη θα έχει επαφές; Ποια θα είναι η ακολουθούμενη διαδικασία προσέγγισής τους;
– Ποιες είναι οι απαιτούμενες σπουδές / προϋπηρεσία; Ξεκινήστε οριοθετώντας αρχικά τις ελάχιστες απαιτήσεις σας (αυτές τις οποίες αν δεν πληροί θα είναι αναποτελεσματικός στην εργασία του). Συνεχίστε «ανεβάζοντας τον πήχη» και καταγράψτε τις επιθυμητές (εκείνες με τις οποίες θα είναι ευκολότερο να διακριθεί). Πάντα να θυμάστε ότι σε αυτό το στάδιο μιλάτε ακόμη για τυπικά προσόντα.
– Ποια είναι τα επιθυμητά χαρακτηριστικά προσωπικότητας και οι απαιτούμενες ικανότητες για τη θέση; Έχοντας μόλις προσδιορίσει στην προηγούμενη παράγραφο τα τυπικά προσόντα του υποψηφίου, καλείστε τώρα να «ζωγραφίσετε» τα «ιδανικά» για τη θέση χαρακτηριστικά της προσωπικότητάς του και τις ιδιαίτερες ικανότητες που θα επιθυμούσατε να έχει ανεπτυγμένες. Προσοχή: το κλασικό λάθος των νέων (και όχι μόνο) μάνατζερ είναι να προσλαμβάνουν άτομα σαν και εκείνους, «καθ’ εικόνα και ομοίωση!», καθώς με αυτόν τον τρόπο επικοινωνούν μαζί τους πιο εύκολα. Γιατί όμως αυτό είναι κορυφαίο λάθος; Διότι με αυτόν τον τρόπο διπλασιάζουν και τα ελαττώματά τους εκτός από τα ισχυρά τους σημεία, ενώ δεν διαθέτουν προσωπικό που να συμπληρώνει τις αδυναμίες τους. Μην ψάχνετε να προσλάβετε, λοιπόν, «τον εαυτό σας», αλλά κάποιον που θα είναι κατάλληλος για τη συγκεκριμένη θέση και θα καλύπτει τα δικά σας κενά. Ξαναδιαβάστε αυτή την παράγραφο…
– Είναι πραγματικά απαραίτητη η στελέχωση αυτή; Ωραία ερώτηση ε; Το ότι η εταιρία σάς έδωσε το πράσινο φως να αναζητήσετε βοήθεια δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει να το κάνετε προσλαμβάνοντας προσωπικό. Μήπως αντί για πρόσληψη μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο του outsourcing και να δώσετε τη δουλειά σε εξωτερικούς συνεργάτες; Μόνον αν η απάντηση είναι αρνητική προβείτε στο επόμενο στάδιο.

Έχοντας μόλις αναφερθεί στη δημιουργία ενός αποτελεσματικού Job description, στο επόμενο, τρίτο μέρος του αφιερώματός μας στη στελέχωση, θα ασχοληθούμε με τις πηγές εύρεσης των δυνητικών συνεργατών μας.