Δεν υπάρχει υπάλληλος που να μην έχει βρεθεί σε αίθουσα συσκέψεων και να μην αναρωτηθεί αν αυτό που αποκομίζει είναι τελικά θετικό. Πόσο απαραίτητες και παραγωγικές είναι αυτές οι συναντήσεις;

Γράφει ο Νίκος Βόπης

Από τις μικρότερες έως τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις απανταχού σε όλον τον corporate world τα meetings είναι ένα κομμάτι αναπόσπαστο, το οποίο ωστόσο τείνει να γίνει μάστιγα. Και αυτό διότι, ενώ αρχικά είχαν θεσπιστεί προκειμένου να υπάρχουν παραγωγικές  διαφωνίες και προτάσεις για λύσεις, κατά την πάροδο των χρόνων πήραν τη μορφή ανούσιων συζητήσεων, οι οποίες όχι μόνο δεν οδηγούν σε λύσεις αλλά είναι ιδιαίτερα ζημιογόνες τόσο για τις εταιρείες όσο και για τους εργαζομένους τους.

Λογιστικό και «ψυχολογικό» κόστος

Πιο αναλυτικά, σε μία μελέτη που έγινε σε συνεργασία του BBC με δύο Πανεπιστήμια των ΗΠΑ διαπιστώθηκε ότι οι συσκέψεις που γίνονται σε μία εταιρεία καταλαμβάνουν το 7%-15% του ετήσιου μπάτζετ που αφορά το ανθρώπινο δυναμικό αυτής.

Εκτός από το οικονομικό σκέλος όμως τα ανούσια και τακτικά meetings έχουν άμεσο αντίκτυπο και στην ψυχολογία των εργαζομένων. Μάλιστα, οι ψυχολόγοι εισήγαγαν τον όρο “Meeting Recovery Syndrome” ή πιο απλά MRS. Είναι ο χρόνος που παίρνει ο εργαζόμενος για να μπορέσει να ρίξει τους παλμούς του και να επανέλθει σε κατάσταση συγκέντρωσης και παραγωγικότητας προκειμένου να συνεχίσει τη δουλειά του. Αυτός ο χρόνος κοστίζει χρήματα στην οποιαδήποτε εταιρεία μιας και ο εργαζόμενος καταναλώνει εργατοώρα για να επιστρέψει σε εργασιακό “mood”.

Nice to meet(ing) you?

Όπως είναι φυσικό και επακόλουθο, το σύνολο των εργαζομένων θεωρεί πως τα τόσα πολλά meetings είναι κάτι το ανούσιο και έρευνα του Harvard Business Review έδειξε ότι το 90% από τους εργαζόμενους που ρωτήθηκαν δήλωσε πως δεν δίνει καμία προσοχή σε ό,τι συμβαίνει στις συσκέψεις ή πως έχει τύχει ακόμα και να τους πάρει ο ύπνος ή να σκέφτονται άσχετα με τη δουλειά πράγματα. Από το συνολικό ποσοστό, το 73% παραδέχτηκε ότι καταναλώνει το χρόνο των meetings για να φέρει εις πέρας άλλες δουλειές που προκύπτουν.

Τα αποτελέσματα είναι άκρως εντυπωσιακά και δεν αφορούν μόνο τους υπαλλήλους αλλά και τα υψηλόβαθμα στελέχη των επιχειρήσεων. Συγκεκριμένα, ένα τέτοιο στέλεχος θα καταναλώσει περίπου 23 ώρες την εβδομάδα σε meetings, εκ των οποίων οι 7-8 από αυτές είναι χαμένος χρόνος, ποσοστό 33,91%. Αυτό ισοδυναμεί με χαμένο χρόνο δύο μηνών σε κάθε εργασιακό έτος, σύμφωνα με τους David Grady και Jason Fried, ομιλητές του TED.

Αν, δε, αναγάγουμε αυτά τα νούμερα σε χρήματα; τότε ο προβληματισμός γίνεται ακόμα πιο έντονος. Μία εταιρεία που συγκαταλέγεται ανάμεσα στις 50 πιο εύπορες του κόσμου δαπανά το χρόνο 75 εκατομμύρια σε συσκέψεις ήτοι 1.000 δολάρια την ώρα ενώ στις ΗΠΑ το συνολικό κόστος ξεπερνά τα 37 δισεκατομμύρια δολάρια το χρόνο.

Όπως παραδέχεται και ο Jason Fried, οι συσκέψεις δεν είναι δουλειά. Είναι μέρος που συζητούνται πράγματα που θα έπρεπε να συζητηθούν έξω από αυτή. Και μάλλον έχει δίκιο, οι μετρήσεις δείχνουν ότι 25% του χρόνου των συσκέψεων καταναλώνεται στο να συζητούνται θέματα άσχετα με τη δουλειά ενώ είναι εντυπωσιακό το ότι 75% των υπαλλήλων που οργανώνουν ένα meeting δεν έχει εκπαιδευτεί κατάλληλα για να το κάνει.

Photo by Campaign Creators on Unsplash