Αγαπητοί φίλοι, οι περισσότεροι από εμάς λαμβάνουμε και αποστέλλουμε καθημερινά κατά την εργασία μας δεκάδες (έντυπα και ηλεκτρονικά) μηνύματα. Κατά τη διάρκεια της ημέρας συνήθως τα εισερχόμενα μάς αποπροσανατολίζουν βγάζοντάς μας από τον προγραμματισμό μας, ενώ στο τέλος της χρονιάς πετάμε από την ντουλάπα ή τα folders του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υλικό το οποίο ποτέ δεν μας χρειάστηκε πραγματικά! Κάποιοι, όμως, ευρισκόμενοι στις ίδιες με εμάς συνθήκες δείχνουν να τα καταφέρνουν καλύτερα. Γιατί; Ποιος είναι στην πράξη ο σωστός τρόπος χειρισμού της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας μας;

Ακολουθήστε τις επόμενες συμβουλές:

Εισερχόμενα:
– Βάλτε κάποιον να τσεκάρει την αλληλογραφία σας: Είναι άραγε πραγματικά απαραίτητο να ελέγχετε εσείς όλα τα mails του τμήματός σας; Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα γενικό πληροφοριακό e-mail και ένα προσωπικό. Κατ’ επέκταση, θα μπορούσατε να έχετε και περισσότερα γενικά e-mails (π.χ. ξεχωριστά για τους πελάτες και ξεχωριστά για τους προμηθευτές σας). Με αυτούς τους τρόπους αυξάνετε τις πιθανότητες να λαμβάνετε ό,τι πραγματικά απευθύνεται σε εσάς.
– Ενεργήστε για την αλληλογραφία σας μόλις σας τη φέρουν: Είναι σημαντικό βήμα, καθώς αν καθυστερήσετε το μυαλό κολλά στο ότι έχει (εκτός των άλλων ενεργειών) να ελέγξει και ένα ανέγγιχτο γράμμα. Ποιες, όμως, πρέπει να είναι οι ενέργειές σας; Διαβάστε προσεκτικά το επόμενο tip…
– Κοιτάξτε κάθε μήνυμα μόνο μία φορά: Έχετε στη διάθεσή σας τέσσερις εναλλακτικές, με τη σειρά όμως που παρατίθενται: 1. Πετάξτε το, 2. Αρχειοθετήστε το, 3. Αναθέστε το, 4. Διεκπεραιώστε το. Η (κατά περίπτωση) σωστή εναλλακτική προκύπτει απαντώντας στις ακόλουθες ερωτήσεις: 1. «Υπάρχει έστω και η παραμικρή περίπτωση να μου χρειαστεί τώρα ή στο μέλλον;» Αν η απάντηση είναι «όχι», πετάξτε το. Αν η απάντηση είναι «ναι», θέστε την ερώτηση 2. «Θα μου χρειαστεί άμεσα ή στο μέλλον;» Αν η απάντηση είναι «στο μέλλον», αρχειοθετήστε το. Αν η απάντηση είναι «άμεσα», θέστε την ερώτηση 3. «Πρέπει να ασχοληθώ εγώ;» Αν η απάντηση είναι «όχι», αναθέστε το. Και μόνο αν η απάντηση είναι «ναι», διεκπεραιώστε το. Ξαναδιαβάστε τη συγκεκριμένη παράγραφο, θα σας εξοικονομήσει απίστευτο χρόνο…
– Κρατήστε σημειώσεις: Μαρκάρετε με στυλό ή χρωματιστούς μαρκαδόρους τα έγγραφα και μαρκάρετε ηλεκτρονικά τα e-mails τη στιγμή που τα πρωτοκοιτάζετε. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγετε να τα ξαναδιαβάσετε από την αρχή την επόμενη φορά που θα ασχοληθείτε μαζί τους.
– Μη βγάζετε αντίγραφα αν δεν τα χρειάζεστε πραγματικά: Μη ζητάτε να σας κοινοποιούνται έντυπα ή ηλεκτρονικά μηνύματα αν δεν υπάρχει ουσιαστικός λόγος να τα δείτε ή αν δεν είστε ο υπεύθυνος αρχείου της εταιρίας.
– Αποθηκεύστε πληροφορίες σε ηλεκτρονικά μέσα: Μην κρατάτε «τόνους» εγγράφων τα οποία δύσκολα αποθηκεύονται, εύκολα φθείρονται και δυσκολότερα βρίσκονται! Σκανάρετέ τα και αποθηκεύστε τα σε συγκεκριμένα κατά περίπτωση folders. Θα εξοικονομήσετε χρόνο, προσπάθεια και νεύρα στο μέλλον.

Εξερχόμενα:
– Χρησιμοποιούν όλοι το υλικό που τους δίνετε; Αν όχι, αποφεύγετε να τους γεμίζετε με άχρηστες (για εκείνους) πληροφορίες, καθώς στο μυαλό τους θα αποτυπωθείτε ως ο ενοχλητικός της αλληλογραφίας.
– Μειώστε τα report σας / στέλνετέ τα πιο αραιά: Πιθανόν στην αρχή της καριέρας σας να έπρεπε να ενημερώνετε σε συνεχή βάση τον προϊστάμενο και τους συναδέλφους σας. Από ένα σημείο και μετά αυτό από μόνο του είναι περιττό ή και ενοχλητικό. Σταδιακά μειώστε τους αποδέκτες, αλλά και τη συχνότητα αποστολής (π.χ. από καθημερινά σε διήμερη βάση, μετά σε εβδομαδιαία, δεκαπενθήμερη, μετά μηνιαία…). Θα εκπλαγείτε από το γεγονός ότι κανείς δεν θα σας παραπονεθεί για τη συγκεκριμένη ενέργεια.
– Απαντώντας, γράψτε πάντα το τηλέφωνό σας: Καλύτερα να σας τηλεφωνήσουν εξ αρχής και μέσα σε λίγα λεπτά να διεκπεραιώσετε ένα θέμα παρά να ανταλλάσετε σειρά χρονοβόρων μηνυμάτων.
– Γράψτε πρώτα τα σημαντικά: Αν πρέπει να στείλετε μια δεκασέλιδη μελέτη γράψτε σε ένα e-mail ένα brief μιας μόνο παραγράφου και μετά απλώς επισυνάψτε τη.
– Φτιάξτε templates: Δημιουργήστε όσες πρότυπες επιστολές χρειάζεστε, καταχωρήστε τις σε έναν εύκολα προσβάσιμο φάκελο (π.χ. στο desktop σας) και χρησιμοποιήστε τις απλώς αλλάζοντας την ημερομηνία και το όνομα του παραλήπτη. Η ώρα που θα χρειαστείτε για την αρχική τους προετοιμασία δεν είναι τίποτε μπροστά σε αυτήν που θα γλιτώνετε στα χρόνια που έρχονται.

Καλή σας επιτυχία!