Διοικητικοί υπάλληλοι, γραμματείς και άλλες θέσεις του διοικητικού τομέα μοιράζονται κάποιες κοινές δεξιότητες, οι οποίες είναι χρήσιμες οποιοδήποτε είδος καριέρας και αν θέλετε να ακολουθήσετε.

Της Μίας Κόλλια,

Οι παρακάτω έξι δεξιότητες είναι από τις πιο σημαντικές.

Αποτελεσματικές δεξιότητες πληκτρολόγησης: Όλοι οι τύποι επαγγελματιών του διοικητικού τομέα θα αφιερώσουν μεγάλο μέρος του χρόνου τους… πληκτρολογώντας. Είτε έχουν παρακολουθήσει μαθήματα πληκτρολόγησης είτε όχι, πιθανότατα θα δουν την ταχύτητα και την ακρίβειά τους να βελτιώνονται με την πάροδο του χρόνου. Με τους υπολογιστές που βρίσκονται σχεδόν σε κάθε χώρο εργασίας, οι δεξιότητες πληκτρολόγησης έχουν γίνει πολύ σημαντικές σε κάθε κλάδο.

Ισχυρές δεξιότητες χειρισμού υπολογιστών: Οι διοικητικοί υπάλληλοι σήμερα χρησιμοποιούν υπολογιστή στη δουλειά τους. Οι βοηθοί διοίκησης και οι γραμματείς ξοδεύουν πολύ χρόνο χρησιμοποιώντας προγράμματα παραγωγικότητας γραφείου, συμπεριλαμβανομένων των Microsoft Word, Microsoft Excel και άλλων προγραμμάτων Microsoft Office. Πολλά από αυτά τα προγράμματα χρησιμοποιούνται και σε τόσα άλλα επαγγέλματα που όσο πιο εξοικειωμένοι είστε με οποιονδήποτε τύπο προγραμμάτων υπολογιστή, τόσο πιο εύκολο είναι να εξοικειωθείτε και με νέα προγράμματα.

Δεξιότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου: Η πραγματοποίηση και η διαχείριση ραντεβού είναι μια άλλη ζωτική δεξιότητα για πολλούς επαγγελματίες της διοίκησης. Από τους διοικητικούς βοηθούς που διαχειρίζονται τις κρατήσεις ασθενών σε ένα ιατρικό γραφείο έως τους προσωπικούς γραμματείς που οργανώνουν τα ραντεβού των στελεχών, οι διοικητικοί υπάλληλοι πρέπει να βεβαιωθούν ότι ο χρόνος χρησιμοποιείται αποτελεσματικά και τα ραντεβού δεν αλληλεπικαλύπτονται ποτέ. Η διαχείριση των ραντεβού απαιτεί μια ποικιλία δεξιοτήτων που μεταφέρονται και σε πολλά επαγγέλματα. Σημειώστε στο βιογραφικό αυτή την εμπειρία σας και ένας μελλοντικός εργοδότης θα την εκτιμήσει.

Καλά ανεπτυγμένες δεξιότητες αρχειοθέτησης: Ένα άλλο διοικητικό ταλέντο που μιλάει για την ικανότητά σας να παραμένετε οργανωμένοι είναι οι δεξιότητές σας στην αρχειοθέτηση. Οι επαγγελματίες της διοίκησης πρέπει να αρχειοθετούν φυσικά ή ηλεκτρονικά έγγραφα, ώστε να μπορούν οι ίδιοι ή οι προϊστάμενοί τους να τα ανασύρουν γρήγορα. Οι δεξιότητές σας στην αρχειοθέτηση «λένε» σε κάθε υποψήφιο εργοδότη ότι είστε αποτελεσματικοί, ότι δεν θα χάνετε χρόνο στη δουλειά και θα είστε ένα ατού για οποιαδήποτε ομάδα.

Εξαιρετικές Διαπροσωπικές Δεξιότητες: Οι διοικητικοί υπάλληλοι χρειάζονται ισχυρές διαπροσωπικές δεξιότητες, διότι ασχολούνται με υπαλλήλους από σχεδόν κάθε τμήμα μιας εταιρείας. Αυτές οι δεξιότητες που είναι χρήσιμες και σε άλλες θέσεις εργασίας περιλαμβάνουν: Δεξιότητες ομιλίας και ακρόασης, δυνατότητα εργασίας ως μέρος μιας ομάδας, διαπραγματευτικές ικανότητες, δεξιότητες επίλυσης συγκρούσεων, ικανότητες επίλυσης προβλημάτων, δυνατότητα λήψης αποφάσεων σχετικά με τα προγράμματα δράσης. Οι διοικητικοί υπάλληλοι θα διαπιστώσουν ότι αναπτύσσουν τις διαπροσωπικές τους δεξιότητες όσο περισσότερο εργάζονται σε αυτόν τον τομέα αλλά μπορούν επίσης να βελτιωθούν κατά τη διάρκεια του ελεύθερου χρόνου τους, παίζοντας ομαδικά αθλήματα, συμμετέχοντας σε κοινωνικές οργανώσεις ή μέσω του χρόνου που αφιερώνουν στα μέλη της οικογένειας και τους φίλους. Με δυο λόγια, η κοινωνικότητα, που είναι απαραίτητη εδώ, αναπτύσσεται παντού.

Μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια: Οι διοικητικοί υπάλληλοι πρέπει να παρατηρούν τις λεπτομέρειες. Εάν σε ένα έγγραφο λείπει μια υπογραφή, για παράδειγμα, οι καθυστερήσεις ενδέχεται να επηρεάσουν σοβαρά μια επιχείρηση. Εάν μεταδοθεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ορθογραφικό λάθος, μπορεί να κάνει μια επιχείρηση να φαίνεται μη επαγγελματική. Ανεξάρτητα από τη θέση που έχετε, οι λεπτομέρειες έχουν σημασία. Αυτή η προσοχή στη λεπτομέρεια δείχνει την επιπλέον φροντίδα που αφιερώνετε στη δουλειά σας και είναι ένα πολύτιμο πλεονέκτημα για οποιαδήποτε εταιρεία.

Photo by Scott Graham on Unsplash