Το σωστό “out-of-office” χρειάζεται σωστή προετοιμασία. Ρωτήσαμε δύο ειδικούς και μας δίνουν τις πιο πολύτιμες συμβουλές τους.

Από την Μελπομένη Μαραγκίδου

Σε κανέναν δεν αρέσει να είναι διακοπές, να χτυπάει το κινητό του και στην άλλη άκρη της τηλεφωνικής γραμμής να είναι ο προϊστάμενός του. Όπως και σε κανέναν δεν αρέσει να βρίσκεται δεκαπενταύγουστο στο γραφείο και να του έχουν αφήσει εκκρεμότητες οι συνάδελφοί του που έφυγαν για τα νησιά. Προκειμένου λοιπόν να μην βρεθείς ούτε στην πρώτη θέση, ούτε να γίνεις η αιτία για τη δεύτερη, υπάρχουν μερικά πράγμα που μπορείς να φροντίσεις πριν βγεις σε άδεια, ώστε να φύγεις ξέγνοιαστος για διακοπές. Απευθύνθηκα λοιπόν σε δύο ειδικούς για να μας δώσουν μερικά tips. 

Aγγέλα Δήμου, HR Generalist στην KSM Human Resources

Οι καλοκαιρινές διακοπές βρίσκονται πιο κοντά από ποτέ! Το μυαλό σου σίγουρα ήδη ταξιδεύει, αλλά επιτέλους έφτασε και ο καιρός να ακολουθήσει και το σώμα σου! Τα έχεις οργανώσει όλα τέλεια, έχεις κάνει τα απαραίτητα κανονίσματα» για τις διακοπές σου, αλλά έρχεται αυτή η δύσκολη ώρα που πρέπει να οργανώσεις και τη δουλειά που θα αφήσεις πίσω. Τι χρειάζεται να κάνεις για να αποφευχθούν τα τηλέφωνα και τα emails από το γραφείο; Πώς θα καταφέρεις να φύγεις χωρίς άγχος και αγωνία για το τι θα συμβεί τώρα που θα λείπεις; Θα μοιραστώ λοιπόν μαζί σου κάποια tips -πιθανόν τα ξέρεις ήδη, αλλά τα κάνεις κιόλας;- που ίσως βοηθήσουν λίγο αυτήν την κατάσταση.

Κατάγραψε όλες τις υποχρεώσεις και τα projects σου.

Φρόντισε να υπάρχει επαρκής περιγραφή κάτω από κάθε εκκρεμότητα, πιθανά deadlines, προτεραιότητες, στοιχεία επικοινωνίας των εμπλεκομένων και οτιδήποτε άλλο μπορεί να βοηθήσει τον αντικαταστάτη σου. Και έτσι ερχόμαστε στο δεύτερο και πολύ σημαντικό βήμα...

Όρισε αντικαταστάτη.

Αν δεν έχει οριστεί ήδη βάσει οργανογράμματος της εταιρείας σου ο/η συνάδελφος που σε αντικαθιστά, φρόντισε να το κάνεις εσύ. Επίλεξε έναν συνάδελφο που γνωρίζει το αντικείμενο εργασίας σου, έχει όρεξη και χρόνο να σε εξυπηρετήσει και φυσικά να τον/την εμπιστεύεσαι. Προτίμησε αντί για ένα απρόσωπο email, να συζητήσετε και από κοντά – άλλωστε πρέπει και να τον/την ευχαριστήσεις! Φαντάζομαι ότι δεν χρειάζεται να αναφερθεί ότι όλα αυτά δεν πρέπει να γίνουν μια μέρα πριν φύγεις. Όσο νωρίτερα τόσο το καλύτερο και για σένα αλλά και για την ομάδα σου!

Ενημέρωσε και τον προϊστάμενο σου

Ένα email με τα projects σου, αλλά και τον αντικαταστάτη σου είναι απαραίτητο, εάν θες να γλιτώσεις τα άσκοπα τηλέφωνα στις διακοπές σου! Είναι σημαντικό για να δημιουργηθεί και επιπλέον εμπιστοσύνη μεταξύ σας, να σκεφτείς και όλα αυτά που μπορεί να πάνε λίγο διαφορετικά από τον προγραμματισμό σου και να προτείνεις και κάποιες ενδεχόμενες λύσεις. Με αυτόν τον τρόπο βοηθάς φυσικά και τον αντικαταστάτη από το να πελαγώσει. 

Ενημέρωσε τους πελάτες/συνεργάτες σου για τις ημέρες που θα απουσιάζεις.

Ένα email είναι αρκετό, στο οποίο βέβαια θα κοινοποιείς και τον αντικαταστάτη σου, ώστε να ξέρουν πού θα απευθύνονται όσο είσαι εκτός. Παράλληλα ετοίμασε το γνωστό αυτοματοποιημένο email για τις ημέρες που θα απουσιάζεις "Out of office with limited access to my e-mail".

Απόφυγε το χάος

Οι διακοπές είναι περίοδος χαλάρωσης και «αδειάσματος». Αυτό δεν σημαίνει ότι φεύγοντας πρέπει να αφήσεις ένα χάος στον άνθρωπο που σε αντικαθιστά, ούτε ότι σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης δεν θα σε βρίσκει κανένας. Σεβάσου και εσύ αυτούς που αφήνεις πίσω, όπως φυσικά οφείλουν να κάνουν και οι ίδιοι.

……………………………..

Ειρήνη Αλεξιάδου, Σύμβουλος Σταδιοδρομίας & Επαγγελματικού Προσανατολισμού Employ

«Προορισμό βρήκαμε, εισιτήρια κλείσαμε, ναι αλλά αν προκύψει κάτι στο γραφείο όσο λείπω; Θα μπορέσω να χαλαρώσω, ενώ ξέρω ότι τα projects τρέχουν;». Αυτή η σκέψη σίγουρα έχει απασχολήσει πολλούς εργαζόμενους  λίγο πριν την αναχώρηση για τις καλοκαιρινές διακοπές. Ευτυχώς το μυστικό για χαλαρωτικές διακοπές είναι ένα και απλό. Δεν χρειάζεται παρά να διαθέσεις λίγο χρόνο πριν φύγεις από το γραφείο για να ρυθμίσεις ορισμένες υποθέσεις,  έτσι ώστε εκείνο να συνεχίσει ομαλά τη λειτουργία του κατά την απουσία σου, οι στιγμές χαλάρωσής σου να μην διακοπούν, αλλά και για να μπορέσεις όταν επιστρέψεις, να ανακτήσεις γρήγορα και εύκολα τους ρυθμούς σου. Ακολουθώντας τα παρακάτω tips θα μπορέσεις να «συνεισφέρεις» στα διάφορα tasks, από μακριά!

Ενημέρωσε εγκαίρως για την απουσία σου

Κοινοποίησε την ημερομηνία αναχώρησής σου. Υπενθύμισε στις «συχνές» επαφές σου το πρόγραμμα διακοπών σου μερικές εβδομάδες νωρίτερα, ώστε να προγραμματιστούν κατάλληλα. Πριν την αναχώρησή σου, δημιούργησε μια αυτόματη απάντηση για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η οποία θα περιλαμβάνει τις ημερομηνίες που θα λείπεις από το γραφείο, αλλά και τη συχνότητα με την οποία θα ελέγχεις τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σου. Συμπερίλαβε εναλλακτικά στοιχεία επικοινωνίας (όνομα, αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), για όσους χρειάζονται άμεση βοήθεια. Τέλος, ενημέρωσε το μήνυμα του τηλεφωνητή σου και δημιούργησε μία «υπενθύμιση» στο ημερολόγιο σου για να το αλλάξεις όταν επιστρέψεις.  

Ενημέρωσε το Ημερολόγιό σου

Αφαίρεσε από το ημερολόγιό σου τις ημέρες που θα βρίσκεσαι εκτός γραφείου. Αυτή η κίνηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τον προϊστάμενό σου, ο οποίος πιθανώς να ξεχάσει ότι είσαι διακοπές.

Όρισε "backup buddy"

Προσδιόρισε ποιος συνάδελφος (ή συνάδελφοι) είναι προτιμότερο να σε «καλύψει», ενόσω απουσιάζεις. Βεβαιώσου ότι είναι πρόθυμος και/ή κατάλληλος να διαχειριστεί τις διάφορες καταστάσεις που μπορεί να ανακύψουν. Λίγο πριν αναχωρήσεις, συναντήσου μαζί του ή/ και με τον  προϊστάμενο σας για να τον ενημερώσεις σχετικά με την εξέλιξη των σημαντικών projects που θα κληθεί να αναλάβει για λογαριασμό σου. Αξιοποίησε τη συνάντηση και ως μία ευκαιρία για να τον ευχαριστήσεις προκαταβολικά. Όλοι μας, εκτιμούμε την αναγνώριση των προσπαθειών μας! 

Ενημέρωσε το manual

Οι οδηγίες βήμα προς βήμα καθίστανται απαραίτητες όταν κάποιος που δεν είναι εξοικειωμένος με τα projects σου καλείται να τα χειριστεί προσωρινά. Είναι χρήσιμο να υπάρχει εύκολη πρόσβαση σε σύντομες οδηγίες για καθένα από αυτά.

Ειδοποίησε τις «βασικές» σου επαφές

Είναι σημαντικό να ενημερώσεις τους «βασικούς» συνεργάτες, τουλάχιστον μια εβδομάδα νωρίτερα, για την αναχώρησή σου. Μπορεί να σου αναθέσουν ένα task που να πρέπει να το ολοκληρώσεις προτού φύγεις. Η κίνηση αυτή βοηθά στην αποφυγή εκπλήξεων, παρεξηγήσεων ανάμεσα στους εμπλεκόμενους και διατηρεί θετικές τις επιχειρηματικές σχέσεις.

Καθάρισε το γραφείο σoυ

 Όχι μόνο οι συνάδελφοί σου θα σου είναι ευγνώμονες, αλλά και εσύ θα επιστρέψεις μετά τις διακοπές σε έναν πιο ευχάριστο χώρο εργασίας. Πες όχι στην ακαταστασία, βλέποντας το γραφείο σου από τα μάτια ενός συνεργάτη ή ενός πελάτη που περνάει από τον χώρο σου.  Έλεγξε τα συρτάρια του γραφείου σου, και πέταξε τα υπολείμματα από το ψυγείο. Εξοικονόμησε ενέργεια ενώ βρίσκεσαι εκτός γραφείου αποσυνδέοντας ηλεκτρονικές συσκευές, όπως φορτιστές, φορητά συστήματα ήχου και οτιδήποτε άλλο απαιτεί ενέργεια.

Δημιούργησε μία “to-do” λίστα.

Η λίστα θα πρέπει να περιέχει όλα τα σημαντικά πράγματα για τα οποία θα πρέπει να ενημερωθείς ή να καλύψεις όταν επιστρέψεις. Αυτά αφορούν σε σημαντικά projects που βρίσκονται σε εξέλιξη και αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν. Η δημιουργία μιας “to-do” λίστας θα σε βοηθήσει να θέσεις προτεραιότητες και να επανέλθεις ομαλά στους εργασιακούς ρυθμούς όταν επιστρέψεις.

«Καθάρισε» τα μηνύματα του ηλεκτρονικού σου ταχυδρομείου.

Διάθεσε λίγο χρόνο για να αρχειοθετήσεις παλιότερα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διάφορους φακέλους. Διάγραψε μηνύματα που δεν χρειάζεσαι. Είναι επίσης χρήσιμο να επισημάνεις σημαντικά μηνύματα ως "μη αναγνωσμένα". Έτσι, όταν επιστρέψεις στο γραφείο μετά από μερικές εβδομάδες, θα θυμηθείς να τα διαβάσεις για δεύτερη φορά. Η σχολαστική προετοιμασία πριν την αναχώρησή είναι ο καλύτερος τρόπος για να απολαύσεις πλήρως τις διακοπές σου. Γι’ αυτό, μην χάνεις χρόνο, πριν κλείσεις τη βαλίτσα σου, “κλείσε” πρώτα όλες τις εκκρεμότητες στο γραφείο και αποδέσμευσε τη σκέψη σου από αυτό». 

Αν λοιπόν ακολουθήσεις τις συμβουλές των δύο ειδικών, είσαι σίγουρα έτοιμος για τη στιγμή που περίμενες όλη τη χρονιά: Να φύγεις από το γραφείο με την ευχή για... Καλές διακοπές!

Image by Gerd Altmann from Pixabay