Meeting δεν έχουμε μόνο μεταξύ μιας ομάδας, υπάρχουν και τα one-on-one! Ποια είναι τα υπέρ και τα κατά των «ατομικών meeting» και φυσικά τι θέματα αξίζει να συζητάτε σε αυτά;

Γράφει ο Φροίξος Φυντανίδης

Ήταν αρχές των zeros όταν από ένας συντάκτης σε καθημερινή εφημερίδα βρέθηκα στη διεύθυνση ενός μηνιαίου περιοδικού. Μιλάμε για εποχές προ social media, προ skype, προ smartphone. Ένα κινητό κι ένα mail είχαμε και ήμασταν χαρούμενοι. Άλλος κόσμος, άλλη λογική, άλλη δουλειά - και φυσικά άγχος τρομερό για να αποδείξω σε όλους ότι άξιζα τη θέση.

Μέσα σε αυτό το άγχος αποφάσισα να μιλήσω με έναν παλιό μου αρχισυντάκτη που πολύ εκτιμούσα, για συμβουλές. Ανάμεσα σε όλα όσα μου είπε, μου τόνισε τη σημασία των μίτινγκ: «Τα μίτινγκ δεν είναι μόνο για να παίρνεις ιδέες. Είναι για να νιώθεις λίγο και τον άνθρωπο που έχεις απέναντί σου». 

Εν έτει 2020, δηλαδή στην εποχή των social media, skype, smartphone κ.ο.κ., πόσο απαραίτητο είναι το μίτινγκ; Πολλοί θα σου πουν ότι δεν είναι, καθώς όλα μπορούν να γίνουν μέσω mail, chat, online calls, ακόμα και online calendars. Γιατί να χάνεις χρόνο με συναντήσεις; Δεν θα διαφωνήσω ότι υπάρχει μια βάση στο παραπάνω, αλλά πάλι κάτι λείπει: η ανθρώπινη επαφή. Και αυτό είναι ένα απαραίτητο συστατικό για μια σωστή συνεργασία. 

Εργασιακό meeting, λοιπόν, αλά «ενώπιος ενωπίω» - δηλαδή ένας με έναν. Κι όπως είχε πει και ένας εκ των ιδρυτών της Intel και ο άνθρωπος που τη μετέτρεψε σε αυτοκρατορία της τεχνολογίας, Andrew Grove:

«Τα 1 on 1 μίτινγκ είναι τα μόνα που μπορούν να σου δώσουν σωστές πληροφορίες και τον κατάλληλο τρόπο να λυθούν τα προβλήματα.»

Βασικός κανόνας 

Αν ζητήσεις ατομικό μίτινγκ με συνάδελφο ή μάνατζέρ σου μείνε στο θέμα για το οποίο τον έχεις καλέσει και μην ξεφύγεις σε συζητήσεις «πώς τα πέρασες τις γιορτές;», «τι λες να κάνεις το σαββατοκύριακο;», «πώς σου φάνηκε το ματς χθες το βράδυ;» κι άλλα παρόμοια. Όχι να μην τα συζητήσεις ποτέ, αλλά για αυτό υπάρχουν και τα after office drinks. 

Τα υπέρ 

Αν αφήσουμε έξω από την εξίσωση την ανθρώπινη επαφή, τα meeting αλά «ενώπιος ενωπίω» είναι εξαιρετικά χρήσιμα: 

- Για αρχή δημιουργούν σχέση εμπιστοσύνης ανάμεσα σε μάνατζερ και συνεργάτη. 

- Βοηθούν ώστε οι δύο πλευρές να μείνουν στην ίδια «σελίδα» στο θέμα που δουλεύουν. 

- Μπορούν να επιλυθούν άμεσα προβλήματα που έχουν προκύψει και καθυστερούν την υλοποίηση του στόχου. 

- Έχεις τον τρόπο να «εκπαιδευτείς» καλύτερα ανιχνεύοντας τον δρόμο προς την υλοποίηση ενός πρότζεκτ. 

- Μέσα από μια ουσιαστική συζήτηση μπορούν να «γεννηθούν» νέες ιδέες και νέοι στόχοι. 

- Εκτός από τους βραχυπρόθεσμους στόχους, μπορούν να συζητηθούν και να αναλυθούν και τα μακροπρόθεσμα σχέδια.

- Χαρίζουν αυτοπεποίθηση στον εργαζόμενο. Καταλαβαίνει ότι δεν είναι ένας υπάλληλος, αλλά υπολογίσιμο μέλος μιας ομάδας. 

- Δίνει την ελευθερία και στις δύο πλευρές να μιλήσουν πιο άνετα για εργασιακά θέματα που τους απασχολούν, χωρίς να νιώθουν ότι τους ακούνε τρίτοι. 

- Δίνεις τη δυνατότητα στον μάνατζερ / εργοδότη σου να δει από πρώτο χέρι αν είσαι ικανοποιημένος από την εργασία σου κι από το περιβάλλον στο οποίο εργάζεσαι. 

Τα κατά

Ειλικρινά, αν εξαιρέσει κάποιος τον χρόνο που απαιτείται για αυτά τα 1on1 meetings, δεν υπάρχει κάποιο άλλο αρνητικό σημείο. Για αυτό είναι σημαντικό να μην ξεχνάς τον βασικό κανόνα: να είσαι to the point, ώστε το μίτινγκ να μην μετατραπεί σε... αρμένικη βίζιτα που θα κουράσει και τις δύο πλευρές και δεν θα έχει κάποιο ουσιαστικό αποτέλεσμα. 

Και μπορεί για ορισμένους υπαλλήλους, τα face to face meetings με τους μάνατζέρ τους να μοιάζουν τρομακτικά, ωστόσο έρευνες έχουν δείξει κάτι πολύ σημαντικό. Σύμφωνα με το Harvard Business Review και μετά από μελέτη της ομάδας της Microsoft Workplace Analytics, οι υπάλληλοι που έχουν λίγες έως καθόλου 1on1 συναντήσεις με τους προϊστάμενούς τους έχουν 67% περισσότερες πιθανότητες να πάψουν να συνεργάζονται με την εταιρεία στην οποία δουλεύουν.

*Αξίζει να συζητήσετε

- Την πρόοδο του project που «τρέχεις» αυτή την περίοδο
- Προβλήματα που ίσως έχεις αντιμετωπίσει ή έχουν προκύψει στην πορεία
- Πώς νιώθεις για τη δουλειά που έχεις αναλάβει να φέρεις εις πέρας
- Τη σχέση και τη συνεργασία σου με άλλους συναδέρφους σου, μόνο εποικοδομητικά, ποτέ με μορφή γκρίνιας ή αρνητικού σχολιασμού
- Ποιες είναι οι φιλοδοξίες σου μέσα στον εργασιακό χώρο
- Τι είναι αυτό που σου προκαλεί μεγαλύτερο άγχος στην εργασία σου
- Τι καινούργιο θα ήθελες να μάθεις που να σχετίζεται με τη δουλειά σου 
- Πώς πιστεύεις ότι μπορείς να βοηθηθείς ώστε να γίνεις καλύτερος 

Photo by Jopwell from Pexels